¿Cómo se apostilla un documento para que tenga validez en otro país?

Certificado de nacimiento
El certificado de nacimiento es uno de los documentos que pueden apostillarse.

 Bettmann. Getty Images

La apostilla de la Haya es un sello que acredita que un documento obtenido en un país es verdadero y, por lo tanto, debe ser reconocido y aceptado como válido en otro.

El sello de la apostilla —o apostille— puede variar en diseño, tamaño o color entre países. Lo fundamental para su validez es que sea colocado por una autoridad competente según las leyes que regulan este tema en cada uno de los países firmantes de la Convención de la Haya o que adoptaron ese tratado posteriormente.

Este artículo informa sobre los puntos clave que deben saberse sobre la Apostilla de la Haya, qué tipo de documentos se pueden apostillar y cuáles son las autoridades competentes para apostillar en todos los países de Latinoamérica que forman parte de la Convención, así como en Estados Unidos y en España.

¿Cuáles documentos se pueden apostillar?

Son susceptible de apostillar documentos de registro civil, por ejemplo, certificados de nacimiento, matrimonio, divorcio, defunción o soltería. También aplica a documentos notariales, certificaciones de nivel de estudio, diplomas académicos y titulaciones universitarias.

Asimismo, pueden apostillarse las certificaciones de los registros mercantiles, patentes, autos y sentencias judiciales, y cualquier otro documento emitido por una autoridad o funcionario público.

Por otro lado, no pueden apostillarse los documentos administrativos referentes a una actividad aduanera o mercantil, ni tampoco los expedidos por agentes consulares.

¿Cómo apostillar en Argentina?

La potestad de legalizar un documento mediante la apostilla de la Haya —conocida en Argentina como Apostille— corresponde al Ministerio de Asuntos Exteriores y Culto. La documentación debe presentarse en Esmeralda 1214, C.A.B.A. C1007ABR. En el interior del país los colegios de escribanos están habilitados para colocar la apostilla.

Si la documentación a legalizar ha sido emitida o certificada por una autoridad local, previamente a presentar los papeles deberá obtenerse una legalización por el Ministerio del Interior, Obras Públicas y Vivienda, y deberá solicitarse el turno por Internet.

Por otra parte, los títulos universitarios y las certificaciones de estudios secundarios y de estudios superiores no universitarios deberán contar con la cadena de legalizaciones previa exigida por el Ministerio de Educación o, en su caso, el Ministerio de Sanidad, dependiendo del tipo de estudios.

¿Cómo apostillar en Bolivia?

Desde 2018, se puede solicitar apostillar un documento en las oficinas del Ministerio de Relaciones Exteriores en La Paz, Cochabamba o Santa Cruz.

¿Cómo apostillar en Chile?

La autoridad competente para apostillar en Chile depende de la naturaleza del documento público. Así, para asuntos de justicia le corresponde a los secretarios regionales ministeriales, y en el caso de la región metropolitana, al Subsecretario de Justicia.

Los documentos de educación deben presentarse ante las secretarías regionales ministeriales. Los sanitarios, ante los secretarios regionales ministeriales, el Intendente de Prestadores de Salud o directores de servicios de salud.

Los documentos de identificación o registro civil deben apostillarse con los directores regionales o el nacional. Los documentos emitidos por el Ministerio de Relaciones Exteriores deben ser apostillados por el Director General de Asuntos Exteriores e Inmigración.

Si la persona que debe apostillar un documento se encuentra fuera de Chile, puede solicitar este servicio por Internet y retirar el documento apostillado en un consulado en el exterior.

¿Cómo apostillar en Colombia?

La tramitación de la apostilla se hace en línea.

¿Cómo apostillar en Costa Rica?

La autoridad para apostillar corresponde al Departamento de Autenticaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto. La solicitud de cita se realiza en línea. Pueden presentarse un máximo de 12 documentos por cita.

¿Cómo apostillar en Ecuador?

En Ecuador, varias oficinas repartidas por las nueve zonas del país están autorizadas para apostillar documentos públicos, previo pago de una tarifa de $20 que se reduce para mayores de 65 años y personas con discapacidad. Puede apostillar el titular del documento público o una tercera persona.

¿Cómo apostillar en El Salvador?

Corresponde apostillar al Ministerio de Relaciones Exteriores, el cual lo hace de forma gratuita. Previamente a presentar los documentos para apostillar es necesario obtener la certificación de autenticación de la firma del documento. El lugar donde se obtiene depende de la naturaleza de dicho documento. Por ejemplo, si se trata de partidas del estado civil, pueden hacerlo el alcalde municipal, el jefe del registro del estado familiar o el Ministerio de Relaciones Exteriores; si se trata de títulos universitarios, se encarga el Ministerio de Educación o el de Relaciones Exteriores.

¿Cómo apostillar en Estados Unidos?

En Estados Unidos, la competencia para legalizar un documento mediante la apostilla de la Haya corresponde a diversas autoridades dependiendo del tipo de documento.

Así, si se trata de un documento emitido por una agencia del gobierno federal, puede apostillar la Oficina de Autenticación del Departamento de Estado. Se puede contactar marcando al +1-202-647-5002 o por correo. El costo es de $8 por documento.

Si se trata de apostillar un Reporte Consular de Nacimiento, el certificado de matrimonio o fallecimiento de un ciudadano estadounidense ocurrido fuera de Estados Unidos, o el certificado de nacimiento o fallecimiento emitido entre 1904 y 1979 por el Gobierno de la Zona del Canal de Panamá, la competencia recae en el Bureau de Asuntos Consulares del Departamento de Estado.

La solicitud de la apostilla debe estar notarizada y acompañada por una copia legible de una identificación emitida en los Estados Unidos como, por ejemplo, la licencia de manejar.

Si se trata de documentos emitidos por un juez o una corte federal, como una sentencia o un auto, por ejemplo, pueden apostillarlos los secretarios o los asistentes de secretario de dichas cortes.

Asimismo, en estos casos hay otra alternativa, la cual consiste en solicitar al Departamento de Justicia de Estados Unidos que autentifique el sello de una corte federal y, a continuación, solicitar la apostilla a la Oficina de Autenticación del Departamento de Estado.

Sin embargo, en Estados Unidos, la mayoría de las veces la autoridad competente para apostillar es el Secretario de Estado de cada uno de los estados, ya que ellos apostillan documentos emitidos por cortes locales y también documentos de registro civil, como por ejemplo certificado de nacimiento, matrimonio, divorcio o fallecimiento, o incluso de un título académico.

En estos casos, antes de apostillar es necesario obtener el documento original o una copia oficial del mismo. En el caso de certificados de nacimiento o de estado civil, lo más frecuente es que se deba contactar con la oficina del secretario del condado (county clerk, en inglés) o de la municipalidad. También es posible obtenerlo a través de páginas en Internet dedicadas a esta labor como, por ejemplo, vitalcheck.

En ningún caso, las embajadas o consulados de Estados Unidos pueden colocar el sello de la apostilla en un documento emitido por una autoridad de Estados Unidos.

¿Cómo apostillar en España?

Para apostillar documentos públicos administrativos o judiciales, incluidos los de registro civil, las autoridades competentes son las gerencias territoriales del Ministerio de Justicia, la Oficina Central de Atención al Ciudadano, el mismo ministerio y las secretarías de gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia autonómicos.

Sin embargo, si los documentos judiciales han sido expedidos por el Tribunal Supremo o por la Audiencia Nacional, la autoridad competente son sus respectivos secretarios judiciales. Finalmente, si se trata de un documento privado o un documento notarial, tienen la competencia para apostillar los colegios notariales.

En numerosos casos es posible que previamente a apostillar se requiera un reconocimiento de firma por parte de la autoridad competente, como es el caso de títulos universitarios, documentos expedidos por el Instituto de Seguridad Social, el Instituto Nacional de Empleo, la Agencia Tributaria, etc.

¿Cómo apostillar en Guatemala?

Corresponde la labor de apostillar al Departamento de Auténticas de la Dirección General de Asuntos Jurídicos del Departamento de Relaciones Exteriores, ubicado en el Centro de Atención al Migrante (2a. Av. 4-17 zona 10), en Ciudad de Guatemala.

¿Cómo apostillar en Honduras?

Corresponde esta labor a la Sección de Auténtica y Apostilla de la Secretaría de Estado en el Despacho de Relaciones Exteriores, Municipio del Distrito Central. Para la solicitud se requiere presentar recibo bancario de pago de tarifa. La apostilla se demora un día.

¿Cómo apostillar en México?

Los documentos públicos estatales deben apostillarse con el gobierno del estado correspondiente. Son ejemplo de este tipo de documentos los emitidos por los oficiales del Registro Civil, los Jueces del Fuero Común, los presidentes municipales, los notarios públicos, la Procuraduría y el Tribunal Superior de Justicia Estatal, etc.

En el caso de documentos públicos federales, corresponde apostillar a la Secretaría de Gobernación, Calle Río Amazonas # 62, Planta Baja, Del. Cuauhtémoc, Col. Cuauhtémoc, C. P. 06500, Ciudad de México, Tel. (0155) 50-93-32-18 y 50-93-32-22.

Las personas que viven en el interior de la república pueden evitar tener que desplazarse al D.F. enviando la documentación por paquetería con guía prepagada.

Previamente, deberán certificarse la firma del documento, pagar en ventanilla bancaria la hoja de ayuda para el pago de derechos, presentar identificación oficial vigente con pasaporte, INE, cédula profesional o cartilla militar y, en el caso de los mexicanos, el CURP (Clave única de registro de población).

¿Cómo apostillar en Nicaragua?

La autoridad competente es la Dirección General Consular de la Cancillería. El titular puede presentarse en persona en sus oficinas o enviar la documentación por courier, previa descarga del formulario en el que se realiza la petición de apostilla.

¿Cómo apostillar en Panamá?

La labor de apostillar corresponde al Departamento de Autenticación y Legalización del Ministerio de Relaciones Exteriores, ubicado en Ave. Ricardo J. Alfaro, Centro Comercial Sun Towers Mall. Se puede contactar marcando al 511-4045 / 511-4046.

¿Cómo apostillar en Perú?

En Perú corresponde al Ministerio de Relaciones Exteriores la labor de apostillar documentos públicos, y realiza esta labor en las Ventanillas de Tránsito y Atenciones Personalizadas. Cualquier consulta sobre la apostilla puede enviarse por correo electrónico a: legalizacionesyapostillatrc@rree.gob.pe

¿Cómo apostillar en República Dominicana?

La persona interesada en apostillar un documento público debe presentarse en el área de Recepción y Entrega de Documentos de la Dirección de Legalización de Documentos dependiente del Ministerio de Relaciones Exteriores.

Previamente deberá haber pagado la tasa correspondiente en el Banco de Reservas y obtenido la certificación de firmas ante la autoridad competente que dependerá del tipo de documento. Así, si se trata de actos de tipo civil, deberá obtenerse certificación previa por parte de la junta de distrito.

En el caso de documentos jurídicos o judiciales, está a cargo el Departamento de Legalización de Firmas de la Procuraduría General de la República; los documentos de estudios de primaria y secundaria son apostillados por el Ministerio de Estado de Educación; de los de estudios universitarios se encarga el Ministerio de Educación Superior; los documentos mercantiles y de empresas son apostillados por la Cámara de Comercio; los relacionados con la salud se apostillan por el Ministerio de Salud Pública; los militares, por el Ministerio de Defensa y Policía Nacional; y, finalmente, los documentos concernientes a la religión católica, son apostillados por el departamento de legalizaciones del arzobispado.

¿Cómo apostillar en Venezuela?

Para apostillar es necesario registrarse en la página del Ministerio del Poder Popular para las Relaciones Exteriores y solicitar cita electrónica. El día de la cita puede acudir el titular del documento, un familiar o su representante o apoderado.

De interés para quienes desean estudiar o trabajar en EE.UU.

Entre los documentos que más se apostillan están los relacionados con la educación. Es un paso común para los extranjeros que desean estudiar o desempeñar trabajados que requieren ciertos estudios en Estados Unidos.

La apostilla es diferente a la validación y homologación de los expedientes y títulos académicos. En Estados Unidos, la llevan a cabo empresas privadas expresamente reconocidas por la institución en la que se desea estudiar o trabajar, es decir, no sirve cualquiera y es necesario prestar atención a ese detalle.

Puntos clave

  • La apostilla permite que un documento expedido en un país sea aceptado en otro.
  • Se apostilla en el país que ha emitido el documento.
  • Cuba es el único país hispanoparlante en donde no aplica la Convención de la Haya.
  • Embajadas y consulados no pueden apostillar.
  • Dependiendo de los casos, es posible que sea imprescindible obtener un reconocimiento de firma antes de apostillar e, incluso, una traducción jurada que también podría ser necesario apostillar.

Este es un artículo informativo. No es asesoría legal de ningún tipo.