Business Italian: How to Write a Formal Letter

Learn how to format and address letters on common subjects

Dealing with bureaucracy in your own country is challenging enough, so imagine the difficulty of writing a letter in Italian to request a copy of vital documents, contact long-lost relatives in Italy, or reserve a hotel room.

There are plenty of opportunities for mastering paperwork in Italian: applying for an Italian passport, writing a letter to someone who shares your surname, or, if you're researching your Italian heritage, requesting information on birth and death certificates.

At the website Moduli you can download a number of useful Italian form letters (covering such topics as canceling phone contracts and self-certifying residence) that can be necessary for everyday Italian life.

Types of Italian Commercial Letters

Here are a few of the most commonly used Italian commercial letters and forms:

Richiesta di offerta—a request for information such as an address, congratulations, or confirmation
Offerta—offer or catalog listing
Conferimento dell'ordine—order confirmation
Avviso di spedizione—mailing notice
Reclami—letter of complaint
Prenotazione (di viaggio, di albergo)—travel or hotel reservations
Domanda di impiego—job application

Sample Italian Business Letter

Società FIDO S.p.A.  — Intestazione (letterhead)
Via del Mare, 15
00100 ROMA

Spett. Società Marelli  — Destinatario (addressee)
Via Carso, 141
20100 MILANO

Roma, 15/8/2001  — Data (date)

OGGETTO richiesta documenti  — Oggetto (re:)

Con la presente Vi informiano che a tutt'oggi non ci è ancora pervenuta la fattura relative al ns. ordine n. 27/92, con valuta 20 p.v. — Testo della lettera (text of letter)

Al fine di regolarizzare entro i termin pattuiti la ns. posizione, Vi preghiamo di inviarci con cortese sollecitudine la fattura in oggetto.

In attesa di un Vs. urgente e cortese riscontro, porgiamo distini saluti.  — Chiusura (closing)

Il Direttore  — Antefirma (presignature/title)
Paolo Orlandi  — Firma (signature)

Abbreviations Commonly Used in Italian Business Letters

These abbreviations normally are used when Italians write letters for business:

AbbreviationItalianEnglish
Amm.AmministrazioneAdministration
Avv.avvocatolawyer
c/c bancarioconto corrente bancariobank account
C.P.casella postalepost office box
Dott.Dottoredoctor
Egr.EgregioDear
N.B.nota benenote well
Preg.PregiatissimoDear
P.T.Poste e TelegrafiPostal and Telegraph Services
Sig.SignorMister
Sig.naSignorinaMiss
Sig.raSignoraMisses
Soc.Societàcompany
S.p.A.Società di capitali a sottoscrizione pubblicapublic limited company
Spett.SpettabileMessrs. (usually not translated)
S.V.Signoria Vostrayou
Vs.Vostroyour
v.s.vedi soprasee above