Qué es el I-9 para trabajar en Estados Unidos y qué documentos sirven

Documentos para verificar que se está autorizado para trabajar

La Estatua de la Libertad. Símbolo para todos los que han huido de sus países perseguidos.
La Estatua de la Libertad. Símbolo para todos los que han huido de sus países perseguidos. Foto de Felix Strummer. Getty Images.

El formulario I-9 es la herramienta que utiliza el gobierno federal para verificar que las personas que buscan empleo en Estados Unidos cumplen con los requisitos migratorios para trabajar.

Por ley, el I-9 es un documento que deben completar todos los empresarios, compañías, reclutadores y personas que refieren a un empleado a cambio de una compensación económica.

Cómo funciona el I-9 para verificar que se puede trabajar en USA

Cuando un trabajador busca trabajo y encuentra a un empleador dispuesto a contratar, debe probar su identidad y que está autorizado para aceptar empleo en los Estados Unidos.

Por ley, en estos casos el empresario debe colectar documentos que prueben dos cosas. En primer lugar la identidad de la persona que solicita el trabajo, es decir, que es quien dice ser. Y, en segundo lugar, que está autorizado por ley para trabajar en los Estados Unidos.

Para cumplir con ese doble requerimiento el formulario I-9 admite como prueba una serie de documentos, divididos en lo que se conoce como listas A, B y C.

Documentos incluidos en la lista A

Sirven para probar, al mismo tiempo, la identidad del solicitante de empleo y su derecho a trabajar conforme a las leyes migratorias de los Estados Unidos.  

Si se presentar un documento de la Lista A, es suficiente con 1 sólo. Por el contrario, si se elige un documento de la lista B, también hay que presentar otro de la lista C

 Los siguientes son documentos de la lista A para el formulario I-9:

  • Pasaporte de los Estados Federados de Micronesia, junto con el documento I-94 de entrada y salida
  • Pasaporte de las Islas Marshall con I-94 de registro de entrada y salida.
  • Tarjeta de residencia permanente, también conocida como green card. Para trabajar son válidas las tarjetas que tienen firma de su titular y también las que carecen de ella.
  • Pasaportes extranjeros con residencia temporal estampada en pasaporte. Es lo que se  conoce como I-551
  • Pasaportes extranjeros con una anotación temporal I-551 en una visa de inmigrante que puede ser leída por una máquina. Lo que se conoce en inglés por sus siglas MRIV (machine-readable immigrant visa.
  • Las tarjetas de autorización de empleo que se conocen en inglés por las siglas EAD. Deben tener foto de su titular.

Pasaportes extranjeros con una visa de trabajo y con el documento I-94 de registro de entrada y de salida. En el caso particular de visas de estudiante o de las J-1 de intercambio puede que resulte necesario presentar más documentación. Esto último va a depender del caso particular de cada uno.

Documentos admitidos para probar la identidad para trabajar: lista B

Cuando no es posible presentar un documento de la Lista A señalada anteriormente, entonces es necesario presentar 2 documentos. Uno para probar identidad de la persona que quiere trabajar, que es lo que se conoce como Lista B.

Además, es imprescindible otro documento para demostrar que puede trabajar legalmente en los Estados Unidos, que es lo que se conoce como lista C. En otras palabras, se puede mostrar 1 documento de la lista A, o dos documentos, en cuyo caso 1 tiene que ser de la lista B y el otro de la lista C.

 

Todos los documentos siguientes están incluidos en la lista B para demostrar la identidad y, por lo tanto, se puede presentar cualquiera de ellos:

  • Licencia de manejar emitida por uno de los estados de los Estados Unidos o uno de sus territorios, como por ejemplo, Puerto Rico. Debe contener fotografía de su titular y datos como nombre completo, fecha de nacimiento, género, altura, color de los ojos y dirección actual.
  • Una tarjeta identificativa (ID card) emitida por una agencia o entidad del gobierno federal, del estado o local. El caso más común es el emitido por las autoridades del departamento de vehículos de los estados y que son como una licencia de manejar pero precisamente no sirven para conducir, sino solo para identificarse. En todo caso deben estas tarjetas identificativas deben contener la foto de su titular e información como nombre completo, dirección, fecha de nacimiento y datos físicos como altura, género y color de ojos.
  • Licencia de manejar emitida por una autoridad de Canadá
  • La tarjeta de registración para votar
  • Una tarjeta identificativa de la escuela que incluya fotografía de su titular
  • Tarjeta militar
  • Tarjeta de familiar de militar
  • Record del servicio militar
  • Tarjeta de Marineros mercantes de la Guardia Costera de los Estados Unidos, que se conoce por sus siglas en inglés de MMD
  • Documento de una de las tribus nativas de los Estados Unidos

Además, los menores de 18 años que no tienen ninguno de esos documentos mencionados, pueden presentar en su lugar cualquiera de los siguientes: 

  • Récord de la escuela o de las calificaciones
  • Récord de la guardería
  • Récord médico de un doctor, clínica u hospital

Tener en cuenta que en los casos en los que se presenta un documento de la lista B que justo se acaban de listar, es necesario también presentar un documento de la lista C para demostrar que desde el punto de vista de las leyes migratorias se está autorizado para trabajar

Documentos de la Lista C para probar que se puede trabajar en USA

  • Una tarjeta del Número del Seguro Social sin restricciones. Es decir, NO se puede presentar como documento de la Lista C una tarjeta que incluye limitaciones como "not valid for employment" o "valid for work only with DHS authorization".
  • La Certificación de Nacimiento en el Extranjero (FS-545) o la Certificación de Reporte de Nacimiento (DS-1350). Estos documentos son emitidos por el Departamento de Estado a los niños hijos de estadounidenses que nacen fuera de los Estados Unidos y que adquieren la ciudadanía americana al nacer por derecho de sangre.
  • La certificación de nacimiento emitida por la autoridad de un estado, condado o municipio de los Estados Unidos o de uno de sus territorios. En estos casos se admite tanto el original como copia certificada pero en ambos casos es necesario que contenga el sello de la autoridad que los emite.
  • El certificado de naturalización 
  • El certificado de ciudadanía americana, documentos N-560 o el N-561
  • Documento de una tribu Nativo-americana.
  • El I-197, que es una tarjeta que identifica a ciudadano de los Estados Unidos o el I-179, que es una tarjeta de identificación de ciudadanos residentes
  • El registro de ingreso y salida I-94 emitido a un asilado
  • El Permiso de Reentrada que no está expirado, que también se conoce como I-327
  • Y, en el caso de residentes condicionales, se puede presentar la planilla que se conoce como I-797 junto con su green card expirada (I-551).

A tener en cuenta

Si no se cumple con el requisito del I-9, tanto la empresa como el empleado pueden enfrentarse a castigos.

Por otro lado, no confundir el I-9, que es obligatorio en todos los casos, con el sistema e-verify, que es voluntario en la mayoría de los casos y tiene como requerimientos siempre el tener que presentar la tarjeta del número del seguro social y un I.D. con foto.

Este es un artículo informativo. No es asesoría legal.